Chaque Prestataire.
Une Vue.
Voilà.✦
Une vue personnalisée pour chaque prestataire — attestations, fichiers et un seul fil qui met fin aux réponses à tous. Les COI se collectent d'eux-mêmes, les informations du lieu sont déjà là et quand la cérémonie se déplace en intérieur, tout le monde le voit au même instant.
Un seul endroit pour toutes les attestations d'assurance, les documents du lieu, le déroulé et les messages de chaque prestataire. Les prestataires déposent leurs COI et trouvent eux-mêmes les informations de parking, Wi-Fi et accès — sans envoyer de mail au planificateur ni appeler le lieu. Un seul fil tient tout le monde informé au fil de la journée. Les prestataires sont toujours gratuits, sur tous les forfaits.
Tous sur la même longueur d'onde.
Lieux, planificateurs, prestataires — trois profils, un seul registre. Tout ce dont vous avez besoin et tout ce que vous proposez, réunis en un seul endroit.
- Déposez les plans une seule fois
- Les prestataires accèdent eux-mêmes aux informations du lieu
- Envoyez un message à tous les prestataires en même temps
- Importez ou créez votre déroulé
- Chaque fil prestataire sauvegardé par événement
- COI et nombres de repas, suivis
- Échangez avec planificateurs et prestataires depuis un seul endroit
- Mises à jour dès que les plans changent
- Synchronisé avant et pendant l'événement
La logistique traitée comme un métier qui mérite d'être bien fait.
Chaque prestataire reçoit exactement ce dont il a besoin — avant même qu'il pense à le demander. Les transmissions banales qui vous mangeaient votre semaine, prises en charge.
Les informations de chacun, faciles à partager.
Une fois que vos prestataires ont fait leur préparation, VSync donne à toute l'équipe un seul endroit pour partager ce qu'elle sait — et se joindre en quelques secondes plutôt qu'en plusieurs jours de mails.
- Invitez et partagez
Invitez vos prestataires. Leurs informations vous parviennent.
Ajoutez les prestataires que vous avez réservés et invitez-les. Au fur et à mesure que chacun renseigne ce qu'il sait — son matériel, ses horaires, ce dont il a besoin sur place — tout atterrit dans un classeur partagé que toute l'équipe peut consulter. Fini de courir après les feuilles de calcul ou de transférer des fils de mails ; les informations arrivent là où tout le monde peut vraiment les utiliser, et l'équipe commence à travailler en synchronisation.
Chacun donne sa part une seule fois — et chacun reçoit ce dont il a besoin.
- La fiche de chaque prestataire
Chaque prestataire ne voit que ce que son métier exige.
VSync remet à chaque prestataire une fiche construite autour de ses responsabilités — et rien de plus. Le DJ voit s'il y a assez de puissance pour le système. Le photographe voit quand la salle sera habillée et prête pour les plans larges. Le fleuriste voit s'il peut accéder à l'heure dont il a besoin. Un seul événement, mais chaque prestataire ne lit que les lignes qui lui appartiennent.
Les messages « c'est quelle porte ? » du vendredi soir — ils cessent d'arriver.
- Conformité
Chaque attestation collectée — et relancée pour vous.
Chaque prestataire dépose son COI dans un lieu vérifié — et ceux qui ne l'ont pas fait reçoivent des rappels automatiques, encore et encore, jusqu'à ce que ce soit fait. Ce n'est pas vous qui envoyez les mails « juste pour faire suite » la semaine de l'événement. Le libellé d'assuré additionnel exigé par votre lieu est lu et confirmé, et les attestations qui expirent avant le montage sont signalées pendant qu'il est encore temps. Le vendredi, chaque nom sur la feuille d'appel est validé.
Personne ne court plus après les documents — VSync le fait pour vous.
- Le jour J
Vous gérez la journée depuis un seul écran.
Quand le planning change, vous poussez la modification une fois et le téléphone de chaque prestataire se met à jour au même instant. Besoin que l'équipe linge se mette en route maintenant ? Envoyez-le-leur directement — et ils voient exactement ce qui leur incombe, pas toute la feuille d'appel. Vous tenez le calendrier en direct, les messages et qui-doit-savoir en un seul endroit ; chaque prestataire voit le même samedi, tel que vous l'avez configuré.
Pas de messages groupés. Pas de chaîne d'appels le dimanche matin. Personne planté dans la salle à se demander si le linge a été posé.
C'est la partie silencieuse du travail. Celle que personne ne voit. Celle qui fait paraître le reste facile.
La façon dont ça devrait être fait.
Une comparaison avec ce que la plupart des planificateurs utilisent en premier. Et ce qu'ils laissent de côté une fois que VSync est dans la salle.
| VSync | Outil événementiel générique | Tableur + fil de groupe | |
|---|---|---|---|
| Déroulé partagé en directModifiez une fois ; tous les intervenants mis à jour | Oui | Partiel | — |
| Fiches prestataires à la confirmationWi-Fi, parking, quai — composés automatiquement | Oui | — | — |
| Prestataires invités gratuitementToujours ; pas de frais cachés par siège | Oui | — | Partiel |
| Vue mobile le jour JResponsable de salle, coordinateurs prestataires, photographe | Oui | Partiel | Partiel |
| Journal des approbationsQui a dit oui, quand et sur quelle version | Oui | — | — |
| Support spécialisé événementielVrais planificateurs, disponibles, connus par leur prénom | Oui | — | — |
| Fiches par spécialitéLe fleuriste voit le gréement ; le DJ les effets ; le photographe l'électricité | Oui | — | — |
| Suivi des assurances et COIAttestations à jour, expirations signalées | Oui | — | — |
| Lecture du déroulé par IAImportez un PDF ou une capture ; les phases sont structurées automatiquement | Oui | — | — |
| Lecture des attestations par IAAssuré, numéro de police et expiration pré-renseignés | Oui | — | — |
| Matrice des réponses prestatairesPrestataires par questions, avec export CSV et impression | Oui | Partiel | — |
| Fichiers supplémentaires avec visibilité par co-prestatairePlanificateur uniquement par défaut ; le prestataire choisit qui d'autre y a accès | Oui | — | — |
| Ready SignalsJalons de préparation avec alertes pour les prestataires dépendants | Oui | — | — |
Conçu pour la taille de votre saison.
Par lieu, par événement ou annuel. Les prestataires sont toujours gratuits.