Cada Proveedor.
Una Vista.
Voilà.✦
Vista personalizada para cada proveedor — certificados, archivos y un único hilo que pone fin al responder a todos. Los COIs se gestionan solos, los detalles del lugar ya están allí y cuando la ceremonia se traslada a interiores, todos se enteran al instante.
Un lugar para todos los certificados de seguro, documentos del lugar, guión del evento y mensajes de cada proveedor. Los proveedores suben sus COIs y encuentran ellos mismos los datos de aparcamiento, Wi-Fi y acceso — sin escribir al planificador ni llamar al lugar. Un único hilo mantiene a todos al día a medida que avanza el día. Los proveedores son siempre gratuitos en todos los planes.
Todos en la misma página.
Lugares, planificadores, proveedores — tres perfiles, un mismo registro. Todo lo que necesitas y todo lo que ofreces, reunido en un solo lugar.
- Sube los planos una vez
- Los proveedores acceden ellos mismos a los datos del lugar
- Envía mensajes a todos los proveedores a la vez
- Sube o crea tu guión del evento
- Cada hilo con proveedores guardado por evento
- COIs y recuentos de menús, controlados
- Escribe a planificadores y proveedores desde un solo lugar
- Actualizaciones en el momento en que cambian los planes
- Coordinado antes y durante el evento
Logística tratada como un oficio que merece hacerse bien.
Cada proveedor recibe exactamente lo que necesita — antes de que tenga que pedirlo. Los traspasos rutinarios que antes te consumían la semana, resueltos.
La información de todos, fácil de compartir.
Una vez que tus proveedores han hecho su preparación, VSync da a todo el equipo un solo lugar para compartir lo que saben — y contactar entre sí en segundos en lugar de días de correos.
- Invita y comparte
Invita a tus proveedores. Sus datos llegan a ti.
Añade los proveedores que has contratado e invítalos. A medida que cada uno completa lo que sabe — su equipamiento, sus horarios, lo que necesita in situ — todo llega a un libro de trabajo compartido que todo el equipo puede consultar. Sin más perseguir hojas de cálculo ni reenviar hilos de correo; los datos llegan donde todo el mundo puede usarlos realmente y el equipo empieza a trabajar en sincronía.
Cada uno aporta su parte una sola vez — y cada uno recibe lo que necesita.
- El brief de cada proveedor
Cada proveedor solo ve lo que necesita para su trabajo.
VSync entrega a cada proveedor un brief construido en torno a sus responsabilidades — y nada más. El DJ ve si hay suficiente alimentación para el equipo. El fotógrafo ve cuándo la sala estará preparada para los planos generales. El florista ve si puede acceder a la hora que necesita. Un solo evento, pero cada proveedor solo lee las líneas que son suyas.
Los mensajes de «¿por qué puerta?» del viernes por la noche — dejan de llegar.
- Cumplimiento
Cada certificado recogido — y perseguido por ti.
Cada proveedor sube su COI a un lugar verificado — y quienes aún no lo han hecho reciben recordatorios automáticos, una y otra vez, hasta que está listo. Tú no eres quien envía los correos de «solo quería seguir el tema» la semana del evento. El lenguaje de asegurado adicional que requiere tu lugar se lee y confirma, y los certificados que vencen antes de la entrada se marcan mientras aún hay tiempo. El viernes, todos los nombres de la lista están en orden.
Nadie persigue papeleo — VSync lo hace por ti.
- El día del evento
Diriges el día desde una sola pantalla.
Cuando el cronograma cambia, publicas la modificación una vez y el teléfono de cada proveedor se actualiza en el mismo instante. ¿Necesitas que el equipo de mantelería se ponga en marcha ahora? Envíaselo directamente — y ven exactamente qué les corresponde hacer, no toda la hoja de llamadas. Tú tienes el cronograma en vivo, los mensajes y quién-necesita-saber en un solo lugar; cada proveedor ve el mismo sábado, tal como lo configuraste.
Sin mensajes grupales. Sin cadena de llamadas del domingo. Nadie parado en el salón preguntándose si ya pusieron la mantelería.
Esta es la parte silenciosa del trabajo. La que nadie ve. La que hace que el resto parezca fácil.
La forma en que debe hacerse.
Una comparativa con lo que la mayoría de los planificadores eligen primero. Y lo que dejan atrás una vez que VSync entra en juego.
| VSync | Herramienta de eventos genérica | Hoja de cálculo + hilo grupal | |
|---|---|---|---|
| Guión del evento compartido en vivoEdita una vez; todos los implicados actualizados | Sí | Parcial | — |
| Briefs de proveedores al confirmarWi-Fi, parking, muelle — compuestos automáticamente | Sí | — | — |
| Proveedores invitados gratisSiempre; sin cargos ocultos por asiento | Sí | — | Parcial |
| Vista móvil el día del eventoResponsable del lugar, coordinadores de proveedores, fotógrafo | Sí | Parcial | Parcial |
| Registro de aprobacionesQuién dijo sí, cuándo y en qué versión | Sí | — | — |
| Soporte especializado en hosteleríaPlanificadores reales, disponibles, por su nombre | Sí | — | — |
| Briefs por especialidadEl florista ve el montaje; el DJ ve efectos; el fotógrafo ve la electricidad | Sí | — | — |
| Seguimiento de seguros y COIsCertificados actualizados, vencimientos alertados | Sí | — | — |
| Lectura de guión del evento con IASube un PDF o captura; las fases quedan estructuradas | Sí | — | — |
| Lectura de certificados de seguro con IAAsegurado, número de póliza y vencimiento pre-rellenados | Sí | — | — |
| Matriz de respuestas de proveedoresProveedores por preguntas, con exportación a CSV e impresión | Sí | Parcial | — |
| Archivos adicionales con visibilidad por proveedorSolo para el planificador por defecto; el proveedor elige quién más lo ve | Sí | — | — |
| Ready SignalsHitos de preparación con alertas para proveedores dependientes | Sí | — | — |
Pensado para el tamaño de tu temporada.
Por lugar, por evento o anual. Los proveedores siempre son gratuitos.