Cómo Hayes Garden dejó atrás el caos de los sábados por la mañana
Margaux Devereaux habla de la hoja de cálculo del muelle de carga que usó durante nueve temporadas — y de lo que la sustituyó.
Durante nueve temporadas, Margaux Devereaux gestionó Hayes Garden como lo hace la mayoría de los lugares: con una hoja de cálculo codificada por colores, tres grupos de mensajes y un portapapeles en la recepción. La contraseña del Wi-Fi estaba en un post-it. El montacargas se reservaba dos veces a la vez más o menos dos veces por trimestre. El fotógrafo, de media, llegaba al piso equivocado.
El cambio fue pequeño. La hoja de cálculo se convirtió en un cuaderno de trabajo. El grupo de mensajes se convirtió en tres canales — lugar, planificador, proveedor — cada uno acotado a un único evento. La contraseña del Wi-Fi dejó de ser un post-it y pasó a ser una línea del brief que se enviaba sola en cuanto un proveedor confirmaba.
«Los sábados por la mañana solían ser puro caos», dijo Margaux. «Ahora los floristas, los caterings y los responsables de A/V llegan sabiendo de antemano que el muelle está reservado hasta el mediodía — y qué puerta usar».
Las cifras, para los curiosos: 120 eventos por temporada, catorce horas ahorradas en un sábado típico, cero grupos de mensajes el último trimestre. El portapapeles sigue en la recepción; no fuimos capaces de quitarlo.